לתכנן את הבלתי מתוכנן – יש חיה כזאת??

לתכנן את הבלתי מתוכנן – יש חיה כזאת??

מסתבר שכן…

"תכנון בעת הזו הוא לא רק אפשרי, אלא חובה שלנו כמנהלים ועובדים" (ניר קידר)

"השאלה היא לא האם, אלא איך"? (מיכל פינק)

"תכנון טוב מאפשר התאמה לשינויים, זיהוי הזדמנויות וייצור חלופות" (אבי כהן)

תובנות אלו ועוד עלו בוובינר שקיימנו בלוטם בנושא "תכנון בתקופת אי וודאות".

בתשעת החודשים שחלפו ובעצם גם היום אנחנו מתמודדים עם חוויות שונות שמשפיעות עלינו בהיבטים רבים- ברמה הלאומית, ברמה הארגונית וללא ספק גם ברמה אישית. רכבת ההרים שאנו חווים מתנקזת לעולם הארגוני ומשפיעה על היבטים רבים וביניהם ציר ניהולי מרכזי שהוא עולם התכנון.

לצד הידיעה וההבנה של מנהלים שהתכנון הוא הכרחי גם בתקופה כזו, אנו רואים בקרב מנהלים שאלות סביב סוגיית הערך שבתכנון בעת הזו. חלקם מנסים להימנע מלתכנן או לדחות את התכנון לתקופה וודאית יותר, ואחרים נמצאים בתחושה כי ניתן לתכנן בדיוק כפי שהיה בשנים קודמות.

תופעות ונטיות אלו חידדו את הצורך בניהול האתגר סביב השאלה של – האם ואיך ניגשים לתכנן בתקופת אי וודאות?

התכנסנו למעלה מ 200 מנהלים ממגוון ארגונים, המתמודדים בעת הזו עם אתגר התכנון במציאות של אי וודאות עמוקה, ונחשפנו לתיאוריות, גישות מקצועיות וכלים פרקטיים לתכנון בעת הזו, לצד קטעי ראיונות ורעיונות של מנהלים בכירים בשירות המדינה המתמודדים עם סוגיה מורכבת זו.

אי וודאות? לא בהכרח חד ערכי!
אנשים נוטים להגיב באופן שונה למצבי אי וודאות, ובהתאם לכך מתנהלים ומנהלים. ישנן מספר נטיות המשפיעות על ההתמודדות שלנו עם אי וודאות:

• הצורך האנושי בהקטנת אי וודאות ויצירת וודאות מדומה
• נטייה להדחיק ולהתעלם מתרחישים פסימיים
• התבססות יתר על מציאות קיימת
• נטייה לבחון את העתיד לפי פרדיגמות העבר
• נטייה להביט רק בטווח הקצר (בעיקר בעת משבר)

נטיות אלו פעמים רבות מביאות מנהלים להסתכל על אי וודאות באופן דיכוטומי – או שהכל ברור או שהכל מעורפל. פירוק הבינאריות של אי הוודאות יכולה להוריד את תחושת חוסר המסוגלות להתמודד עם אי הוודאות ויתרה מכך, לאפשר בחירה מושכלת יותר של כלי התכנון המתאים לארגון ולעיתוי.

ניתן לסמן 4 רמות של אי וודאות:

• רמה 1: עתיד ברור למדי​ -תפיסה אחת של העתיד.
• רמה 2: עתיד אלטרנטיבי – מספר אלטרנטיבות מוגבל וידוע, שאחת מהן תתממש.
• רמה 3: טווח של תוצאות עתידיות שאת חלקן ניתן לצפות וחלקן לא
• רמה 4: אי וודאות עמוקה – קיים קושי לזמן חלופות ואף את מרכיבי החלופות.

ומה קורה בארגונים שלנו?

בסקר שנערך בוובינר העידו מרבית המנהלים שהארגונים שלהם נמצאים ברמה 3. גם הספרות מראה שרוב הארגונים נמצאים בין מצב 2-3. לעיתים אנו פוגשים מנהלים שבחוויה שלהם נמצאים ברמת וודאות 1 או 4, אך לאחר בחינה משותפת של המציאות בארגון אנו מבינים שהם בעצם נמצאים ברמות וודאות 2-3.

*תוצאות הסקר שנערך בוובינר

אז איך ניגשים לתכנון? מלבד מאשר הצטיידות במכנסים קצרים, חולצה מכופתרת וזום …

כשמדברים על תכנון בעת הזו מתמקדים בשני אלמנטים בולטים:

• תכנון ע"פ תרחישים
• ניהול סיכונים.

כלומר, אנחנו יוצאים מתוך נקודת הנחה שקיים בפנינו עתיד עם תרחישים ידועים וגם כאלו שלא ולכן עחלינו לנהל את הסיכונים השונים. עובדה זו מצריכה אותנו "להתיידד" עם האפשרויות והתרחישים השונים באופן כזה שכשנגיע אליהם נרגיש יותר בנוח כאילו "היינו שם".

על הנחה זו מבוססת מתודולגיית "תכנון ע"פ תרחישים מייצר זכרונות מהעתיד" (Arie De Geus).

עצם זה שאנחנו מדמיינים את העתיד ומתכננים ביחס אליו, אנחנו כבר 'מייצרים זכרונות'. וכשהעתיד יהיה כאן, זה יראה לנו מוכר ולא מבהיל. ה"זכרונות" מגבירים את תחושת ההיכרות שלנו עם הסיטואציות ומקצרים זמן תגובה עתידי, מאחר והסיטואציה כבר נצפתה.

איך מייצרים תכנון עם זכרונות מהעתיד?

הכנסו לבלוג לוטם בנושא כלים ישומיים לתכנון ותראו את הכלים שהוצגו בוובינר

https://bit.ly/32AXPKp

צריכים עוד טיפים לתכנון בעת הזו?

• מקצרים טווחים- רבעונים, שלישונים ולא תר"שים
• מקפידים על גמישות על מנת לבצע התאמות מהירות למציאות
• מייצרים חלופות ותכניות מגירה
• יצירת "מבצעים" – "הסתערות" ופינוי אנרגיות ארגוניות לסוגיה בטווח זמן מוגדר ומוקצב
• שיתוף. שיתוף. שיתוף. ולא רק פעם בשנה– עובדים, לקוחות, קולגות, שטח/סניפים
• בונים יכולות ולא תכניות – שואלים מה יסייע להשיג את המטרה הרצויה ולא רק מה המטרה הרצויה ובונים את מינעד היכולות הנדרשות
• מסתכלים על האתגרים אבל גם על ההזדמנויות – ייעול וקיצור תהליכים, דיגיטציה, איגום משאבים, מתן שירותים מרחוק, עבודה מרחוק, ועוד
• פוקוס – נכון תמיד, עכשיו יותר מתמיד. להחליט במה מתמקדים וגם על מה מוותרים.

איך מסכמים חשיבה על תכנון בעת הזו? כך סיכמו הדוברים:

• "איך אמר צ'ר'ציל? לעולם אל תבזבז משבר טוב. כמשרתי ציבור, אסור לנו לפספס את ההזדמנות שמשבר הקורונה מייצר, כדי להביא ערך מוסף לאזרחי ישראל". נתנאל לפידות – סמנכ"ל אסטרטגיה ומדיניות | משרד הבינוי והשיכון.
• "האחריות שלנו כממשלה היא המחויבות הציבורית שלנו לאזרחים". מיכל פינק – סמנכ"ל אסטרטגיה ותכנון מדיניות | משרד הכלכלה והתעשייה.
• "שיפה ושונה תהא השנה. מצפים מאיתנו לעשות הפעם משהו שונה. לבחון את הנהלים, הרגלים, תהליכי ליבה ולהביא משהו אחר, שונה, אפקטיבי. אבי כהן – משנה למנכ"ל האוצר במ"מ ומנהל הרשות לאכיפה במקרקעין.
• "מה אני מאחל לנו? שהתכנון והביצוע יביאו למציאות טובה יותר בחברה הישראלית. בסופו של דבר בשביל זה אנחנו נמצאים פה". ניר קידר – ראש מינהל אסטרטגיה ורגולציה | משרד הרווחה, בהתייחס לבניית יכולות כחלופה לתכניות בעת הזו.
• "דווקא בעת הזו, מצפים מאיתנו להוות עוגן. עבור האנשים שלנו במערכת הציבורית וכמובן עבור האזרחים". אבי חליבה – הממונה על משרדי הממשלה ויחידות הסמך | נציבות שירות המדינה.

דווקא בתקופות כאלו תכנון מייצר וודאות בתנאי אי הוודאות, ואיך עושים את זה? יחד!

רוצים לשמוע עוד?

אנחנו כאן בשבילכם,

מוזמנים לפנות אלינו:

תמר גרובר – 055-8819853, tamarg@lotem.co.il