בין גל לגל – תובנות לתקופת הביניים מפעילות המגזר הציבורי (ולא רק…)

ריכזנו עבורכם תובנות מחודשי הקורונה הראשונים ותובנות לתקופה הנוכחית – של טשטוש הגבולות – בין שגרה לחירום, בין הנחיות להקלות, בין ריחוק לעומס.

אז מה היה לנו?

דיגיטל, דיגיטל, דיגיטל – מישהו אמר פה זום?

"אם אין לחם תאכלו עוגות" וכשאי אפשר לעבוד מקרוב, עובדים מרחוק. האילוץ עשה את שלו. ראינו צוותים עובדים באופן מלא (או חלקי) מהבית, כולם התנסו בפגישות בזום, טימס, WhatsaApp וידאו ועוד. ראינו האצה של מתן שירותים דיגיטליים לאזרח וללקוח; נרשמים ללשכה דרך הדיגיטל (כמה ניסינו לשכנע את הציבור לעשות זאת לפני כן?), משוחחים עם הרופא באופן וירטואלי (רק אל תבוא למרפאה!) שלא לדבר על הלמידה מרחוק בבתי הספר (או דווקא הלמידה מהבית?).

כשזה עבד ונוהל טוב – זה קיצר תהליכים וחסך עלויות (מנסיעות ועד קפה). בחודש אחד, ארגונים עשו קפיצה בהעצמה דיגיטלית, שבעבר ארכה שנים.

אבל… זה לא תמיד עבד טוב. לא פעם זה דווקא הגביר פערים, פגע במטופלים, החליש תלמידים, מנע שירות מאוכלוסיות מוחלשות, וגם בפעילות הארגון מצאנו הימנעות אצל עובדים ומנהלים שלא הרגישו בנוח עם הפלטפורמה.

טשטוש גבולות

לאחר התנגדות של שנים, עובדים רבים זכו (או – אולצו) לעבוד מהבית ופגשו, אולי לראשונה, סוגיות של טשטוש גבולות; מתי מתחיל או מסתיים יום העבודה? האם בבית האפקטיביות עולה או יורדת? איך מנווטים בין הטיפול בילדים והכנת ארוחת צהרים, לבין המיילים ופגישות הזום?

לשאלות סדר היום  החדש (בית/עבודה) נוספו שאלות של ניהול העבודה והצוות מרחוק: איך מחזקים את הקשרים הבינאישיים בצוות? איך מנהלים את העבודה, לאילו תפוקות אפשר להגיע וכמה ניתן לדרוש ביצועים בתקופה כזאת?

עלו גם שאלות העוסקות בקשר מטה שטח; מי מחליט ומי מבצע? איך מונעים חוויה של "הנחתות" אשר לרוב גורמת לירידה במוטיבציה? איך מנהלים משבר שנתקלים בו לראשונה, מבלי להיות בשטח? איך מערבים בקבלת ההחלטות ובבחינת החלופות את אנשי השטח (ברשויות המקומיות, בצוותי ההוראה, בצוותים המטפלים, נציגי השירות)? איך מייצרים בקרה על התנהלות נכונה לצד חופש ליוזמה ויצירתיות? התגבשה ההבנה כי שטח חזק – יפעל, יזום ויקדים את המטה.

גמישות תעסוקתית – רבים מאיתנו מצאו עצמם, בעבודה ובבית, נכנסים לתפקיד שונה אחר. מי מצא עצמו בצד, חול"ת? מי המציא עצמו מחדש? הגדיר מחדש את עובדת היותו "חיוני"? מצאנו שככל שהיכולות (של העובד או הצוות) יותר מגוונות, ורסטיליות, מותאמות – עובדים הצליחו להמשיך לפעול ולתרום.

ניתוח מעקפים – צמצום הבירוקרטיה

פתאום זה אפשרי… לא צריך לחתום בלשכה, אפשר לקלוט מיליון מובטלים בימים ספורים, לא חייבים כרטיס מגנטי, אפשר לקבל טיפול רפואי רק בהקלדת ת"ז, אפשר לקצר תהליכים ולאשר מכרזים שלרוב לוקחים חודשים, וכפי שכבר אמרנו – מסתבר שאפשר לעבוד מהבית, מותר לקיים פגישות בזום (איפה אבטחת מידע?), אפשר לקצר זמנים באישור מכרזים נדרשים והעסקת ספקי משנה. ואחרי שנוכחנו כולנו שזה אפשרי, עולה השאלה – האם ניתן יהיה לחזור אחורה מכאן?

שבירת אקסיומות

העולם שינה פניו. דברים שהיו מובנים מאליהם, פתאום התערערו. מבנה הקפסולה השתלט על הכל. כיתת הלימוד התפרקה ללמידה בזום, למפגשים שכבתיים למול קבוצות קטנות, לשעות שונות מהמקובל. קפסולות  של תלמידים על פי צרכיהם הלימודים ולא על פי כיתתם האורגנית. מערכת הבריאות עברה לעבודה בקפסולות ולתקופה ויתרו על תורנויות של 26 שעות. צומצמו בקרה ופיקוח, התגבר (לזמן מה) האמון באזרח או המדינה.

האם ניאלץ לנהל שינוי? האם יש פה הזדמנויות למנף?

מה צפוי לנו ומה עושים עכשיו?

אנחנו חווים עכשיו ימים מתעתעים. האם "נגמרה הקורונה"? ואולי הגל הבא בדרך? האם ישנה התעוררות של השוק, או המשבר הכלכלי האמיתי עוד לפנינו? מה אסור ומה מותר? ומי קובע?

בימים אלה של חזרה ל- New normal, נכון להיערך לקראת אתגרים ניהוליים חדשים הצפויים לנו:

"מערכת החינוך חזרה לשגרה. אפשר להחזיר את העובדים לעבודה רגילה".

האמנם? חלק מהמסגרות הפרטיות עוד לא חזרו. מסגרות שונות מושבתות בבת אחת לתקופה בשל גילוי של חולה וההנחיות עדיין כאן. העובדים עדיין מתמודדים עם השלכות הקורונה, עם הדאגה לבריאות, עם קשיי ההתארגנות, עם השאלות הכלכליות.

המפגש עם הגדרת ה"עובד החיוני" מתעצם גם הוא עם החזרה לעבודה. מנהלים רבים נתקלו בקושי לבחור: את מי להוציא הביתה, את מי להשאיר? מי נחשב חיוני יותר? חזרתם של צוותי העבודה יכולה להציף את העלבון, התסכול, הכעסים, החששות.

העובדים שלנו והלקוחות שלנו טעמו מפרי עץ הדעת. הם התנסו במה שאסור היה או נתפס כבלתי אפשרי עד כה והם יכולים לבקש / לשאול / לדרוש אחרת. כל אלו ימשיכו לצוף עכשיו. ספק אם ארגונים יצליחו פשוט לחזור למה שהיה לפני. ואולי זה לא נכון.

מה לעשות?

• להיערך לתקופה מורכבת ולא יציבה, להמשיך לתחזק עבודה משולבת מהבית ובמשרד. להבנות ולמסד עם מערכי משאבי אנוש בארגונים את תחום העבודה מרחוק/מהבית.
• לחזק את היכולות הניהוליות של מנהלים לנהל מרחוק, לנהל צווותים וירטואליים בארגונים וירטואליים, על כל היבטי הניהול.
• לעבד את הלמידה מהחודשים האחרונים, יחד עם הצוות. לשתי מטרות:
• המשימתית – ללמוד ממה שהיה, להכיר בנכסים שנוצרו, לשנות תהליכים, מבנים, לקצר בירוקרטיות.
• האנושית – להקשיב, להוקיר, לחבק ולאחות קרעים, לטפל בחריגים או קשיים אישיים (רגשיים או כלכלים) שנוצרו. לחזק אמון.
• לעדכן את תוכניות ההיערכות לחרום שלנו.

בואו נוכיח שלמדנו מה שאפשר, כדי שייחסך לנו הגל הבא (-;

והעיקר שנהיה בריאים!