תוכנית הכשרה היברידית: איך עושים את זה ב"צוערים לשירות המדינה"?

"צוערים לשירות המדינה" היא תוכנית שמטרתה לבנות ולהכשיר עתודה ניהולית נושאת שינוי בשירות המדינה. בכל שנה מתמיינים לתוכנית כ- 700-800 אישה ואיש, מלאי תחושת שליחות. עד 30 מהם מתקבלים והופכים חלק מרשת הבוגרים האיכותית בישראל ומשתלבים בתפקידי מפתח ניהוליים בשירות המדינה. ההכשרה, אשר אורכת שנה וחצי, חושפת את המשתתפים לתכנים בנושאי ממשל, חברה ומדיניות, לצד פיתוח אישי וקבוצתי ושכלול מיומנויות ניהוליות ומנהיגותיות. השנה התוכנית מציינת עשור מאז החליטה הממשלה כי "תוכנית הצוערים" תמשיך את תכנית "עתידים", וב-2020 כמו ב-2020, איזו שנה זו הייתה!בשנה החולפת ליווינו את אגף הצוערים בנציבות שירות המדינה – בתכנון, חשיבה ויישום של התוכנית בתצורתה ההיברידית. עבדנו יחד, כתף אל כתף, ויצרנו הכשרה במסגרת המערערת על התפיסות המוכרות ובזמני אפס. 
בשיאה של התוכנית עצרנו רגע לחשוב על האתגרים והתובנות שכבר עכשיו אנחנו יכולים לחלוק.

יריית פתיחה
נתון מפתיע: ההחלטה על המעבר למסגרת היברידית, שתשלב עבודה מהבית, התקבלה עוד לפני שהעולם התמודד עם נגיף הקורונה. שבועיים לפני
פתיחת התוכנית התכנסנו –אנשי אגף הצוערים בנציבות שירות המדינה ואנשי לוטם מוכנים לצאת לדרך. המשימה שהגדרנו לעצמנו הייתה לבנות את גרסת 3.0 של התוכנית הקיימת. תוך כדי עבודה, גילינו כי עולות שאלות תפיסתיות מהותיות שאנחנו נדרשים לתת עליהן מענה וכי יש רצון וצורך לכתוב דברים מחדש, לרענן, לעדכן ולגוון. כך, מ-
fine tuning עברנו ל-mode של פיתוח מאפס. אם זה נשמע לכם מאתגר, תחזיקו בראש את העובדה שהכל קרה בתקופה כאוטית, בזמן לא צפוי, כאשר לנו ולחלק ממשתתפי התוכנית יש ילדים במשרד. כלומר בבית. כלומר, ממש איתנו, בסגר, בחדר…
למזלנו, את המפגש הראשון ואפילו את החודש וחצי הראשונים, עוד הצלחנו לקיים פרונטאלית, המסיכות לא הצליחו להסתיר את ההתרגשות בעיניים. משם כבר כחמישה חודשים שאנחנו רק באון ליין,  5 ימים בשבוע, שנה וחצי של הכשרה לפנינו. 

אתגרים
המעבר לניהול תוכנית הכשרה היברידית הפגיש אותנו עם 3 אתגרים מרכזיים:

  • לחץ וחרדה מהמצב הקיים
  • תחושת אי וודאות מתמשכת (האם מתישהו נוכל להיפגש פיזית?)
  •  אתגרי המפגשים בזום – חוויה שטוחה, דו מימדית, מעייפת ודי קשוחה לכל הצדדים

8 פתרונות Must Have שאנחנו רוצים לחלוק

  1. הרבה יותר יחס אישי – תוכנית היברידית ממושכת מחייבת אותנו לייצר קשר בצורה יצירתית. ההבנה שאין באמת תחליף למפגש פיזי הובילה אותנו לייצר את המקסימום ממה שיש – תיאמנו בכל יום קבוצת צוערים שמגיעה למתחם, שומרת על כללי התו הסגול ומנצלת כל דקה יקרה של "זמן מסדרון", "פינת קפה" – גם להעמקת הכרות בתוך הקבוצה וגם איתנו – צוות ההכשרה (כשאין סגר, כמובן).
  2. הרבה יותר פידבקים – משתתפים בתוכנית היברידית זקוקים לפידבקים תכופים. הצורך במשוב הפך להיות משמעותי ביותר וראינו כי אנחנו ממשבים על משימות שבעבר, במתכונת הפיזית, לא היה צורך ממשי למשב עליהן. 
  3. Hyper Flexibility – הכלה וניהול של בלת"מים הם חלק בלתי נפרד מחיי ההכשרה ההיברידית, במיוחד בתקופה מורכבת, בה האישי והמקצועי מתערבבים (מכירים את זה שהמטפלת של הילד נכנסת לבידוד?)
  4. זמן עבודה מובנה בלו"ז – כאשר העברנו את כל התוכנית לזום באופן מלא, קיבלנו החלטה לסיים את הלו"ז "הפרונטלי" בשעה 15:00 ולהוסיף לסוף היום זמן מוגדר לעבודה ולמידה: מסגרת קבועה בת שעה וחצי, המיועדת להתקדמות בעבודות ובמשימות. בזמן הזה, צוותי עבודה קובעים פגישות לקידום העשייה המשותפת, למשימות חקר, וכן, צוות ההכשרה מקיים בזמן הזה את השיחות השוטפות עם צוותי העבודה, עם בעלי התפקידים או סתם שיחות "מה נשמע". לימונדה מהלימונים – הגרסה ההיברידית. 
  5. מקסימום בהירות – בתוך תקופת אי הבהירות, חייבים לייצר כמה שיותר יציבות ועוגנים. הגדרנו כמה כללים שהם חלק בלתי נפרד מהמסגרת. הנה חלקם:
    * המשתתפים מקבלים את לוחות הזמנים שבוע מראש (עכשיו אפילו שבועיים מראש)
    * הקפדה על המסגרת הברורה של התוכנית: לא מאחרים למפגש, שומרים על קוד לבוש הולם ועל כללי התנהגות בזום. ראינו כי המסגרת מאפשרת מקצועיות ויציבות.
    *משתדלים לצמצם את השינויים הנוספים ל-0. כל מה שיש לנו שליטה עליו – נשאר כפי שנקבע מראש.
    * התפקידים שהיו קודם – ממשיכים להתקיים (האם במסלול ההכשרה הפרונטאלית מיניתם אחראי לו"ז בקבוצה? אתם רוצו אותו גם במתכונת ההיברידית)
  6. שמירה על "הדבק קבוצתי"  לא מוותרים על העמקת ההיכרות ועל טיפוח הקשרים בין חברי הקבוצה, באמצעות שימוש בכלים שונים:עיגון "זמן קבוצה" בלו"ז (זמני קסם לעיבוד משותף של התוכן, העמקת ההיכרות ואינטראקציות מגבשות), מתן במה ליוזמות מעשירות ושוברות שגרה (הצוערים הפיקו תערוכה דיגיטלית, זה היה פשוט אדיר!), ערבות וסיוע הדדי (מישהו נתקל בצרה? הוא לא לבד, מתגייסים לעזור לו) ועוד אירועי שיא שמטרתם להדק ולחבר בין חברי הקבוצה.
  7. יצירת מעורבות וערך – המשתתפים בתוכנית הם אקטיביים ומעורבים לאורך כל ההכשרה. יצרנו בתוך המסגרת היומיומית עוגנים המאפשרים למשתתפים לקחת חלק פעיל ולהוביל, כל אחד בדרכו, את החוויה שלהם עצמם. כך למשל, במשבצת ה"התנסות", הצוערים אחראים באופן בלעדי (בליווי
    צוות ההכשרה) על העברת התוכן וניהול צוות עמיתים במשימה. יצרנו משבצת זמן הנקראת "זמן השראה", בה כל משתתף מעביר תוכן הקשור לעולם שלו שהוא בוחר לחלוק עם הקבוצה. המשתתפים מקבלים חופש בחירה לקדם בחיי הקבוצה עשייה שמעניינת אותם (משתתף שמוביל את תחום הדיגיטל, משתתפים שנושא ההתנדבות והתרומה לקהילה הוא בנפשם והם מאגדים את כל פעילויות הקבוצה בנושא ועוד). 
  8. חיבור לשטח בתנאי התו הסגול – אנחנו כל הזמן עוסקים בחשיבה איך המשתתפים יכולים מצד אחד לחוות "שטח" ומצד שני, לתת ערך ולסייע למשרדי הממשלה במצב המשברי תחת כללי "התו הסגול". בחודש נובמבר, כלל הצוערים יצאו לפרויקט "רוח גבית" שהוגדר, בסופו, כהצלחה גדולה: במשך כחודש וחצי, הצוערים התגייסו  לסייע באתגרי השעה במשרדי הבריאות, הרווחה, החינוך והתעסוקה. יצאנו לדרך מתוך תחושות הזדהות וערבות הדדית, ובעיקר מתוך הכרה ביכולת של עתודה ניהולית נושאת שינוי לפעול בראיה על-משרדית ובאופן גמיש המותאם למציאות המשתנה. בפרויקט יצרנו מצב של win-win: הצוערים זכו לתת ערך אמיתי במוקדי המשבר, נחשפו לעבודת המשרדים השונים בשטח וקיבלו כלים וחניכה מרשת הבוגרים של התוכנית, ואילו המשרדים זכו לצוערים חדורי מוטיבציה הנכונים לסייע בכל הניתן, בעת הזו.

ניהול של הכשרה היברידית הוא תהליך מרתק שיש בו חקר מתמיד, גילוי ומתיחת יכולות.

אם אתם מתכננים את התוכנית ההיברידית שלכם, אתם יותר ממוזמנים להתייעץ איתנו, נעשה את זה ביחד. 

 

אודות המחבר

אורית גולדמן חדאד, מנהלת פיתוח אישי וקבוצתי, צוערים לשירות המדינה, ואודליה אבינועם, יועצת ומנהלת פרויקטים ביחידת הדיגיטל


השארת תגובה