על תכנון, תכניות עבודה ומה שביניהם

"החיים זה מה שקורה לך בזמן שאתה עסוק בלתכנן תכניות אחרות"

כך כתב ג'ון לנון לבנו בשיר "ילד יפה", כמתנה לחיים. ניסיון החיים של רובנו מראה כי יש בכך המון. גם אלה מאיתנו הנוטים להיות יותר מחושבים ומתוכננים (ואנחנו, הישראלים, איננו תרבות מתכננת, כפי שמכיר כל מי שעבד עם אמריקאים למשל), מוצאים במקרים רבים שהחיים, כפי שלנון כתב, לא מתנהלים לפי התכנית.

גם חייו של ארגון אינם מתנהלים בדיוק לפי תכניות העבודה שלו. כיועץ, כאשר אני נתקל בארגון, מכל סוג ותחום, שמספר לי שהשיג בשנה מסוימת את כל מה שתכנן, זה אומר מבחינתי אחד משני דברים: או שתכנן את המובן מאליו ותו לא, או שהוא אינו כנה עם עצמו ומייפה את המציאות.

"התכנית היא כלום. התכנון הוא הכול"

אם כך אז למה בכלל לתכנן? אולי ארגון צריך להגיב לאירועים כשהם מונחים לפתחו, הרי היועצים הארגוניים שלנו אמרו לנו שהדבר שמשתנה בקצב הכי מהיר הוא קצב השינוי ובראייה זו, ממילא הדבר החשוב ביותר זה להגיב מהר ונכון לסביבה המשתנה. לבזבז זמן על תכנון, בראייה זו, זה לא רק מותרות אלא אולי גם בזבוז זמן אמיתי.

בתשובה נתקלתי במקרה לחלוטין בעיירה קטנה בשם אביליין, קנזס, כאשר עשיתי טיול ארוך במערב התיכון האמריקאי והגעתי לספרייה הנשיאותית על שם הנשיא איזנהאואר. בהיותו מפקד הפלישה של בנות הברית לנורמנדי במלחמת העולם השניה, אמר איזנהאואר, לאחר שהצליחו ליצור ראש גשר על אדמת צרפת, במחירים גבוהים וכאשר דברים רבים לא עבדו לפי התכנית המאד מורכבת ומפורטת: "התכנית היא כלום. התכנון הוא הכול".

הבנתי שזוהי התשובה שחיפשתי.

זו לא התכנית, אותה ניתן לכתוב בנקל כמשהו טכני לחלוטין ולעיתים ב"העתק הדבק" מהשנה הקודמת (בשינוי קל).

זה התכנון! תהליך חשיבה בו הארגון מפנה את תשומת הלב שלו, לרגע, מהמשימה של היום או השבוע הבא ומסתכל על השנה או השנים הקרובות, במטרה להחליט מה המאמץ המרכזי ואיך מכוונים את כולם אליו ביחד. החשיבה הנולדת בתכנון היא הנכס לארגון. תכנית העבודה היא בסך הכול תבנית להבנייה ותיעוד של חשיבה זו. ללא החשיבה – זו תבנית ריקה בלבד.

תנאים נכונים לתכנון

לכן, אם כארגון אתגרתם את עצמכם מבחינת תחומי הפעילות, מבחינת המשאבים ובאמת תעשו בשנת העבודה 2019 מאמץ ממוקד ומושכל לתת יותר ערך ללקוחותיכם, רוב הסיכויים שלא תשלימו את תכנית העבודה בדיוק כפי שהיא כתובה.

אבל אם מתקיימים התנאים הבאים:
א. תכנית העבודה מהווה תוצר קצה של תכנון הנובע מהסתכלות אמיצה על השנה החולפת, על מה שהצלחתם, על מה שלא ועל מה אתם למדים מכך.
ב. תכנית העבודה מבוססת על תהליך משתף אשר מחבר את הצוות שלכם ביחד, סביב הסכמות הנובעות מלמידה זו ומבוססות נתונים.
ג. אתם נותנים מקום לרוח יזמות ולרעיונות שונים ובמקביל גם מחליטים על כמה דברים מעט יותר ברורים מאליהם או "משעממים" שנמנעתם מלעשות עד עכשיו או דחיתם משנה לשנה.
ד. היה לכם את האומץ לקבל החלטות משמעותיות ואמיצות.

בסוף כל זאת: יש לכם תכנון אשר מוביל לתכנית אשר, במידה מסוימת, נכתבת מעצמה. היא נכתבת מעצמה מכיוון שבתהליך תכנוני אמיתי ומוצלח, בנקודה מסויימת נהיה ברור מה צריך לעשות וגם איך צריך לעשות את זה ואז' האתגר המתודולוגי של הצבת מדדי תפוקה ותוצאה נשאר משימה מורכבת, אך ברורה הרבה יותר.

 לסיכום,

החשיבות כאן אינה התכנית. התכנית היא במידה מסוימת כלי - אליו אוספים, לתוך תבנית מוסכמת וברורה, את התכנון, את אוסף המחשבות על העבר, ההווה והעתיד, על סדר עדיפות לאור מחסור במשאבים, על הסיבה לקיום הארגון ועל הדרכים הטובות ביותר שהשותפים בו רואים להגשמת סיבה זו.
אז, ורק אז, יש לכם בסיס טוב לשינויים שיבואו. והם יבואו.

 

*דרור איתן הוא יועץ ניהולי המתמחה בתהליכי אסטרטגיה ותכנון, המלווה משרדי ממשלה, רשויות וארגונים נוספים.

אודות המחבר

השארת תגובה