ניהול זמן בעולם גלובלי

בשנת 2007 פרצה לתודעה טכניקת Inbox zero של מרלין מאן (Mann) שטען שהודעות האימייל מציפות אותנו ומביאות רבים למצב של חוסר אונים. לטענתו, בכל פעם שאנחנו קוראים אימייל חדש צריך לבצע אחת משלוש הפעולות הבאות: לענות, לרשום ברשימת המטלות או לתייק. מאן נחשב לאחד המבשרים של תופעת ה"יעילות האישית" (personal productivity) שמאז הביאה לכתיבתם של מאות ספרים ולפיתוחן של אלפי אפליקציות שאמורות לעזור לסייע לנו לנהל את הזמן שלנו טוב יותר ולפנות לנו פנאי למשימות החשובות שעומדות לפנינו. הפרדוקס של השיטה של מאן היה שבמקום לשחרר את המשתמשים מהאימייל, הם הפכו מכורים עוד יותר והחלו לבדוק את תיבת הדואר בכל כמה דקות כדי לוודא שהיא נותרה ריקה.

תיבת אימייל מלאה היא רק אחד האתגרים בניהול זמן שעומדים בפני מנהל במאה ה21. על מנהל כיום לעמוד בשטף זרימת מידע בלתי פוסק (בשנת 2016 נוצרו 44 ביליון ג'יגה בייט של מידע בכל יום וההערכות הן שבשנת 2025 המספר יעמוד על 463 ביליון). בנוסף, עליו לעתים לנהל סביבה גלובלית של למעלה מ20 אזורי זמן שונים, לענות בממוצע על למעלה מ80 אימיילים בכל יום ולבלות למעלה מ35% מזמן העבודה שלו בפגישות. בשל כך מנהלים היום עובדים שעות ארוכות יותר, אך עדיין לא מספיקים לעמוד בקצב.

מיעילות לתיעדוף, למתן משמעות

הפרדיגמה ששלטה במשך זמן רב בתחום ניהול הזמן גרסה שהגברת היעילות תפנה לנו עוד זמן. זהו אגב הבסיס להרבה מההמצאות הגדולות של המאה ה20 כמו שואב אבק ומכונת כביסה. הוספת טכנולוגיה אכן סייעה ומסייעת לנו לבצע משימות בצורה מהירה יותר, אך למעשה רק פינתה מקום למשימות חדשות.

בסוף שנות ה80 גורו הניהול סטיבן קובי (Covey) הציע את מטריצת ניהול הזמן שטענה כי לא מספיק לייעל משימות כדי לחסוך זמן. לטענתו של קובי תיעדוף נכון הוא המפתח להצלחה בעולם של ריבוי משימות. על פי קובי יש לחלק את המטלות היומיות לארבע קטגוריות שיסייעו בתיעדוף משימות ועמידה ביעדים. הוא אף ממליץ לתכנן את יום המחרת בערב הקודם.

תמונה1

המודל של קובי מסייע אמנם ביצירת סדר עדיפויות ומזקק עבור המנהל את מטרותיו העיקריות, אבל אינו מתמודד עם עודף המידע והציפייה להיות זמינים 724. מה קורה למנהל שצריך לתעדף 10 משימות דחופות מדי שעה? והאם המודל באמת מפנה לו זמן לחשוב ולתכנן?

רורי ואדן (Vaden) מציע בהרצאת הטד שלו להוסיף ממד חדש של הסתכלות על המשימות שלנו. במקום לבחון אותן רק במדדים של כמות (כמה משימות אספיק לבצע) ויעילות (כמה מהר אסיים אותן) הוא מוסיף ממד חדש: משמעות. עד כמה ביצוע המשימה הזו בעל משמעות בטווח הרחוק. השינוי הנוסף בפרדיגמה הוא ברמת הטרמינולוגיה ובמקום ניהול זמן (time management) הוא טען כי נכון יותר לדבר על ניהול עצמי (Self management).

התחל בשאילת שאלות

ואדן מציע לשאול לגבי כל משימה את שלוש השאלות הבאות:

  1. האם אני יכול להגיד "לא" למשימה?

במקום שהמנהל ישאל את עצמו באיזה רביע למקם את המשימה, על המנהל לשאול האם היא ראויה בכלל להיכנס למטריצה. הנטייה של רבים מאיתנו מסיבות רבות היא לומר אוטומטית "כן", אם זה ללקוח ואם זה לדרגי ניהול בכירים יותר. עם הזמן ה"כן" הופך ל"אולי" ובהמשך ל"בהמשך הדרך" וכך מרוב משימות לא רואים את היער. דווקא החלטה מודעת לומר "לא" או לכל הפחות "לא עכשיו" תסייע למנהל להתמקד במה שרלוונטי ותנקה את מה שמיותר. לא מדובר במחיקה של המשימה לחלוטין, אלא החלטה מודעת שבנוגע למשימה זו- אין זה הזמן הנכון להחליט. כאשר משימה זו תשוב בהמשך הדרך היא עשויה לקבל תשובה חדשה.

  1. האם אני יכול לעשות אוטומציה לתהליך?

כאן נכנס המונח יעילות לתמונה. במידה והחליט המנהל לומר "כן", האם יש דרך שהמשימה תתבצע באופן אוטומטי? האם יש מערכת אוטומטית שתתמלל את תוכן הפגישות של המנהל ותשלח תזכיר למשתתפים? האם אפשר לוודא בשיחת ועידה כי כל המשתתפים נמצאים אוטומטית בלי לעבור על שמותיהם?

  1. האם אפשר להעביר את המשימה למישהו אחר?

כאן טמון אחד האתגרים הגדולים בניהול- היכולת להביא אחרים לביצוע מיטבי של משימה שיכול היה המנהל לבצע בעצמו. מהמנהל נדרשת יכולת חניכה והעברת מסרים גבוהה ותיאום ציפיות ברורה. כאן מתאפשרת למנהל האפשרות להמשיך בתפקידו כמתכנן ומעריך ולהכשיר אחרים לשלב הביצוע. 

החידוש של וארן הוא לא בהכרח בשאלות עצמן, אלא בסדר שבו הוא שואל אותן. מנהלים היום צריכים לדעת יותר מבעבר לומר "לא" לחלק מהמשימות שאינן משמעותיות עבורם או עבור הארגון. המשך התעסקות במשימות אלה והשארתן במערכת התעדופים (אם בהעברתן לאחרים, בשיח עליהן ותדרוך לגביהן)  יוצרת עודף מיותר ומהווה גורם מעכב לתהליכים החשובים באמת. הוצאת ה"רעש" המיותר תגביר את המחויבות שלנו לערכים שהגדרנו לעצמנו.

מתן משמעות גם לזמן פנוי  

אך גם ואדן מתעלם מאלמנט חשוב והוא הזמן הפנוי של המנהל, או יותר נכון- היעדרו. לא זו בלבד שזמן פנוי חשוב לשמירה על חיוניות, ריכוז גבוה ומוראל, אלא מסתבר שדווקא בזמן הפנוי שלנו אנחנו מפגינים את מלוא היצירתיות והחשיבה החדשנית שלנו. אפילו גוגל כרום הומצא על ידי אחד העובדים בזמן הפנוי שלו והיה פרויקט שהוביל העובד במקביל למשימותיו השוטפות. על מנהלים כיום להבין שזמן פנוי עבורם (וגם עבור העובדים שלהם) לא נמצא ברביע הרביעי (לא דחוף ולא חשוב) של קובי אלא להיפך- זהו הזמן שבו מתקבלות החלטות משמעותיות, מגיעים רעיונות חדשים וגם הזדמנויות לבצע שינויים.

הפסיכולוג פטריק דה מרקו (Demarco) ציין בעבר כי "ארגון שיכול להאיץ אבל לא יכול לשנות כיוון דומה לרכב שדוושת הגז בו תקינה, אך ההגה נעול." על מנהלים היום לא רק לנהוג במהירות במסלול מרוצים רווי מכשולים, אלא גם לדעת לנווט בדרך הנכונה ביותר.

בעולם כיום זמן פנוי נתפס כזמן שלא מנוצל כהלכה ומתקשר לחוסר יעילות, אך עם זאת דווקא בזמן זה נוצרות הזדמנויות משמעותיות לתמרונים, שינויים וגילויים. אולי שם תגיע פריצת הדרך שעשרות ישיבות ודיונים קודמים לא הצליחו להביא.  

אודות המחבר

השארת תגובה